Privacy- en Gegevensbeschermingsbeleid

Comback Support BV
Laatste update: augustus 2026

​

1. Algemeen

​

Comback Support BV hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van haar cliënten, potentiële cliënten, zakelijke relaties en andere personen van wie zij persoonsgegevens verwerkt.

​

In het kader van onze professionele activiteiten verwerken wij persoonsgegevens voor onder meer boekhoudkundige, fiscale, vennootschapsrechtelijke, financiële en administratieve dienstverlening.

​

Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens ("AVG" of "GDPR"), de toepasselijke Belgische wetgeving en de wettelijke, reglementaire, deontologische en professionele verplichtingen die op ons als accountantskantoor van toepassing zijn.

​

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom en op welke rechtsgrond wij dit doen, waar wij deze gegevens verkrijgen, met wie wij ze kunnen delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u als betrokkene heeft.

​

2. Verwerkingsverantwoordelijke

​

De verwerkingsverantwoordelijke is:

​

Comback Support BV
Torhoutse Steenweg 50 bus 302
8200 Sint-Andries
België

​

Ondernemingsnummer: BE 0743.381.769
ITAA-nummer: 53.328.374
E-mail: info@combacksupport.com
Telefoon: +32 (0)488 98 73 97
Website: www.combacksupport.com

​

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of voor de uitoefening van uw rechten kunt u ons contacteren via info@combacksupport.com.

​

3. Op wie is dit beleid van toepassing?

​

Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Comback Support verwerkt in het kader van haar professionele dienstverlening en bedrijfsvoering.

​

Het kan onder meer gaan om persoonsgegevens van:

​

• cliënten en potentiële cliënten;

• zelfstandigen, vennoten, aandeelhouders, bestuurders en zaakvoerders;

• wettelijke vertegenwoordigers en lasthebbers;

• uiteindelijke begunstigden (UBO's);

• werknemers en andere medewerkers van cliënten;

• klanten, leveranciers, schuldeisers, schuldenaren en andere zakelijke relaties van cliënten;

• contactpersonen bij ondernemingen en organisaties;

• leveranciers, dienstverleners en professionele partners van Comback Support;

• bezoekers van onze website;

• andere natuurlijke personen van wie persoonsgegevens voorkomen in documenten, boekhoudkundige stukken of dossiers die wij in het kader van onze opdrachten verwerken.

 

Het is bijgevolg mogelijk dat wij persoonsgegevens over u verwerken zonder dat u zelf rechtstreeks cliënt van Comback Support bent.

​

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

​

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de aard van onze relatie met u, de opdracht die ons werd toevertrouwd en onze wettelijke verplichtingen.

​

Wij kunnen onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

​

Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, burgerlijke staat en gezinssamenstelling.

​

Officiële identificatiegegevens, zoals rijksregisternummer of ander nationaal identificatienummer, gegevens uit identiteitskaarten, paspoorten of andere identificatiedocumenten en handtekeningen.

​

Professionele en ondernemingsgegevens, zoals ondernemingsnummer, btw-nummer, handelsnaam, maatschappelijke en exploitatiezetel, professionele activiteiten, functie, beroep, mandaten, aandeelhouderschap, participaties, bestuurdersgegevens, eigendoms- en zeggenschapsstructuren en UBO-gegevens.

​

Boekhoudkundige, fiscale en financiële gegevens, zoals facturen, creditnota's, kastickets en andere bewijsstukken, bankrekeningnummers, bankuittreksels, betalingen, inkomsten, uitgaven, omzet, kosten, leningen, financieringen, activa en passiva, jaarrekeningen, fiscale fiches, btw-gegevens en -aangiften, aangiften personenbelasting en vennootschapsbelasting en aanslagbiljetten.

​

Sociale en personeelsgegevens, wanneer deze noodzakelijk zijn voor onze opdracht, zoals informatie over werknemers, bezoldigingen, personeelskosten, sociale bijdragen en sociaal statuut.

​

Persoonlijke en familiale gegevens, wanneer deze relevant zijn voor fiscale, sociale of administratieve opdrachten, zoals gegevens over een echtgenoot of partner, kinderen, personen ten laste en gezinssamenstelling.

​

Communicatiegegevens, zoals e-mails, correspondentie, afspraken, elektronisch ondertekende documenten en andere professionele communicatie.

​

Bepaalde documenten die wij ontvangen kunnen ook bijzondere categorieën of andere gevoelige persoonsgegevens bevatten. Wij verwerken dergelijke gegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor onze professionele opdracht en daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

​

5. Waar verkrijgen wij persoonsgegevens?

​

Wij kunnen persoonsgegevens onder meer verkrijgen:

​

• rechtstreeks van de betrokkene;

• van onze cliënten;

• van bestuurders, vennoten, werknemers, vertegenwoordigers of andere personen die namens een cliënt optreden;

• uit boekhoudkundige, fiscale, financiële en administratieve documenten;

• van vorige accountants of belastingadviseurs bij overdracht van een dossier;

• van banken en financiële instellingen;

• van notarissen, advocaten, bedrijfsrevisoren en andere professionele adviseurs;

• van sociale secretariaten en sociale verzekeringsfondsen;

• van fiscale, sociale en andere overheidsinstanties;

• via elektronische mandaten en professionele overheidsplatformen;

• uit openbare registers en bronnen, zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad, de Nationale Bank van België en, voor zover wij daartoe toegang mogen hebben, het UBO-register;

• via onze website, e-mail en andere communicatiekanalen.

 

Wanneer een cliënt persoonsgegevens van andere personen aan ons verstrekt, verwachten wij dat deze gegevens rechtmatig werden verkregen en dat de betrokken personen, waar vereist, behoorlijk werden geïnformeerd.

​

6. Doeleinden en rechtsgronden - Uitvoering van onze professionele opdrachten

​

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met onze cliënten of voor precontractuele maatregelen op verzoek van een potentiële cliënt.

​

Dit omvat onder meer het voeren en opvolgen van boekhoudingen, opstellen van balansen en resultatenrekeningen, jaarrekeningen en algemene vergaderingen, btw-aangiften en listings, aangiften personen- en vennootschapsbelasting, fiscale bijstand en vertegenwoordiging, startersbegeleiding, financiële plannen en analyses en andere boekhoudkundige, fiscale, financiële en administratieve werkzaamheden.

​

Wettelijke en professionele verplichtingen

​

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan de wettelijke, reglementaire, fiscale, boekhoudkundige, sociale, deontologische en professionele verplichtingen die op Comback Support van toepassing zijn.

​

Antiwitwasverplichtingen, identificatie en UBO

​

Comback Support is onderworpen aan de toepasselijke regelgeving inzake de voorkoming van witwassen van geld en financiering van terrorisme.

​

In dit kader kunnen wij verplicht zijn cliënten en hun vertegenwoordigers te identificeren en hun identiteit te verifiëren, uiteindelijke begunstigden te identificeren, informatie over eigendoms- en zeggenschapsstructuren te verzamelen, de zakelijke relatie en bepaalde verrichtingen te beoordelen en op te volgen en andere wettelijk vereiste controles uit te voeren.

​

Deze verwerkingen vinden plaats op basis van onze wettelijke verplichtingen en vereisen geen toestemming van de betrokken persoon.

​

Gerechtvaardigde belangen

​

Waar toepasselijk kunnen wij persoonsgegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde belangen, voor zover de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de betrokken persoon niet zwaarder wegen.

​

Dit kan onder meer betrekking hebben op het beheer en de beveiliging van ons kantoor en onze IT-systemen, fraudepreventie, kwaliteitsbewaking, beheer en invordering van openstaande facturen, behandeling van geschillen en de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

​

Toestemming

​

Wanneer een verwerking niet op een andere rechtsgrond kan worden gebaseerd en toestemming wettelijk vereist is, verwerken wij de betrokken persoonsgegevens pas nadat geldige toestemming werd verkregen.

​

Een gegeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

​

7. Verplichte gegevens

​

Voor veel van onze professionele opdrachten is het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk om onze overeenkomst uit te voeren of aan onze wettelijke en professionele verplichtingen te voldoen.

​

Wanneer noodzakelijke informatie niet wordt verstrekt, kan dit ertoe leiden dat wij een professionele relatie niet kunnen aangaan of voortzetten, bepaalde werkzaamheden niet kunnen uitvoeren of onze opdracht moeten opschorten of beëindigen.

​

Cliënten dienen ons correcte, volledige en actuele informatie te verstrekken en relevante wijzigingen tijdig mee te delen.

​

8. Elektronische mandaten en overheidsplatformen

​

Voor de uitvoering van onze opdrachten kan Comback Support, mits de vereiste machtiging of wettelijke grondslag, gebruikmaken van elektronische mandaten en professionele platformen van fiscale, sociale en andere overheidsinstanties.

​

Dit kan onder meer betrekking hebben op personen- en vennootschapsbelasting, btw-aangiften, jaarrekeningen, het UBO-register en andere fiscale of administratieve formaliteiten. Deze werkzaamheden sluiten aan bij de elektronische mandaten die in onze opdrachtbrief worden voorzien.

​

Via deze systemen kunnen wij persoonsgegevens en documenten raadplegen, aangiften en documenten voorbereiden en indienen, informatie ontvangen, dossiers opvolgen en cliënten vertegenwoordigen tegenover bevoegde instanties.

​

De betrokken overheidsinstanties kunnen voor hun eigen verwerkingen optreden als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken.

​

9. Software en externe dienstverleners

​

Voor de uitvoering van onze activiteiten gebruiken wij verschillende professionele IT- en softwareoplossingen.

​

Dit omvat onder meer oplossingen voor boekhouding, elektronische facturatie, documentverwerking, e-mail en communicatie, cloudopslag, elektronische ondertekening en administratieve dienstverlening.

​

Comback Support gebruikt momenteel onder meer:

​

• Microsoft 365 voor professionele communicatie en kantoorsoftware;

• Microsoft OneDrive voor digitale opslag en uitwisseling van documenten;

• Octopus voor boekhoudkundige verwerking;

• Billit voor facturatie, boekhoudkundige documenten en aanverwante verwerking;

• Lucy voor digitale verwerking en uitwisseling van boekhoudkundige documenten;

• OkSign voor elektronische ondertekening.

 

Daarnaast maken wij gebruik van professionele platformen van onder meer de FOD Financiën, sociale secretariaten en andere bevoegde instanties en dienstverleners.

​

Wanneer een externe dienstverlener persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht verwerkt, nemen wij de vereiste contractuele en organisatorische maatregelen en sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG.

​

10. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

​

Comback Support verkoopt persoonsgegevens niet.

​

Voor zover noodzakelijk voor onze professionele opdracht of wettelijk vereist, kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met:

​

• medewerkers, zelfstandige medewerkers en onderaannemers van Comback Support;

• software-, cloud-, IT-, communicatie- en cybersecuritydienstverleners;

• fiscale, sociale, administratieve en gerechtelijke autoriteiten;

• FOD Financiën en andere overheidsinstanties;

• sociale secretariaten en sociale verzekeringsfondsen;

• de Nationale Bank van België en andere bevoegde instellingen;

• banken en financiële instellingen;

• notarissen, advocaten en bedrijfsrevisoren;

• andere accountants, belastingadviseurs en professionele adviseurs;

• bevoegde toezichthoudende instanties wanneer de wet dit vereist.

 

Personen die namens Comback Support toegang krijgen tot persoonsgegevens, krijgen uitsluitend toegang voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden en zijn gehouden aan de toepasselijke vertrouwelijkheids-, privacy- en beroepsverplichtingen.

​

11. Overdracht van een dossier

​

Wanneer een cliënt van accountant of belastingadviseur verandert, kunnen wij met de vereiste machtiging en met naleving van onze wettelijke en deontologische verplichtingen dossiergegevens en documenten aan de opvolgende beroepsbeoefenaar overmaken.

​

Een dergelijke overdracht betekent niet dat Comback Support alle eigen dossiergegevens onmiddellijk verwijdert. Wij blijven bepaalde gegevens bewaren wanneer dit noodzakelijk is om aan wettelijke, professionele of antiwitwasverplichtingen te voldoen.

​

Persoonsgegevens kunnen eveneens worden overgedragen in het kader van een reorganisatie of rechtsgeldige overdracht van activiteiten of cliëntenportefeuille, met naleving van de toepasselijke wettelijke, deontologische en gegevensbeschermingsverplichtingen.

​

12. Internationale gegevensdoorgiften

​

Sommige software-, cloud- of IT-dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken vanuit of toegankelijk maken in landen buiten de Europese Economische Ruimte.

​

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat hiervoor een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen bestaan overeenkomstig de AVG, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, toepasselijke standaardcontractbepalingen of andere wettelijk toegestane waarborgen.

​

Waar noodzakelijk worden aanvullende technische en organisatorische maatregelen genomen.

​

13. Bewaartermijnen

​

Comback Support bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, rekening houdend met de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt en onze wettelijke, fiscale, boekhoudkundige, professionele en antiwitwasverplichtingen.

​

Cliëntendossiers en professionele dossiergegevens worden in beginsel gedurende 10 jaar na het einde van de zakelijke relatie of de afsluiting van het betrokken dossier bewaard, voor zover deze termijn voortvloeit uit de toepasselijke wettelijke, professionele of antiwitwasverplichtingen.

Voor bepaalde documenten of categorieën persoonsgegevens kan een andere bewaartermijn gelden wanneer specifieke wetgeving dit voorschrijft.

​

Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen of wanneer een andere wettelijke verplichting verdere bewaring vereist.

​

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens op passende wijze verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd wanneer verdere identificatie niet noodzakelijk is.

​

14. Beroepsgeheim en vertrouwelijkheid

​

Comback Support, haar beroepsbeoefenaars, medewerkers en andere personen die in het kader van onze opdrachten toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie zijn gehouden aan de toepasselijke wettelijke, professionele en deontologische vertrouwelijkheids- en beroepsgeheimverplichtingen. Dit is eveneens uitdrukkelijk voorzien in onze algemene opdrachtvoorwaarden.

​

Het beroepsgeheim verhindert niet dat gegevens worden verwerkt of meegedeeld wanneer Comback Support daartoe wettelijk verplicht is, onder meer op grond van de toepasselijke antiwitwaswetgeving.

​

15. Beveiliging

​

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om elektronische en papieren persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, diefstal, wijziging, openbaarmaking, vernietiging of andere onrechtmatige verwerking.

​

Wij besteden onder meer aandacht aan toegangsbeheer, beveiliging van accounts en IT-systemen, veilige gegevensopslag, back-ups en vertrouwelijkheid van medewerkers en dienstverleners.

​

Geen enkel informatie- of communicatiesysteem kan echter absolute veiligheid garanderen.

​

16. Datalekken

​

Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordelen en documenteren wij het incident overeenkomstig onze interne procedures en de toepasselijke regelgeving.

​

Wanneer een persoonsgegevensinbreuk waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, melden wij deze waar vereist aan de Gegevensbeschermingsautoriteit binnen de wettelijk bepaalde termijn. Indien een inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt, informeren wij ook de betrokken personen wanneer dit wettelijk vereist is.

​

17. Uw rechten

​

Binnen de voorwaarden en beperkingen van de AVG kunt u beschikken over:

​

• het recht op informatie en inzage;

• het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;

• het recht op gegevenswissing wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;

• het recht op beperking van de verwerking;

• het recht op overdraagbaarheid van gegevens, wanneer van toepassing;

• het recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

• het recht om toestemming in te trekken wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.

 

Deze rechten zijn niet absoluut. Wettelijke, fiscale, boekhoudkundige, professionele en antiwitwasverplichtingen kunnen bijvoorbeeld verhinderen dat bepaalde persoonsgegevens op verzoek worden verwijderd.

​

Voor gegevens die in het kader van de antiwitwaswetgeving worden verwerkt, kunnen specifieke wettelijke beperkingen op bepaalde rechten gelden.

​

18. Uitoefening van uw rechten

​

U kunt een verzoek sturen naar info@combacksupport.com.

​

Wanneer wij redelijke twijfel hebben over uw identiteit, kunnen wij aanvullende informatie vragen die noodzakelijk is om uw identiteit te verifiëren.

​

Wij beantwoorden geldige verzoeken in principe binnen één maand na ontvangst. Wanneer de AVG dit toestaat, kan deze termijn wegens de complexiteit of het aantal verzoeken met maximaal twee maanden worden verlengd.

​

Het uitoefenen van uw rechten is in beginsel kosteloos.

​

19. Klachten

​

Wanneer u vragen of opmerkingen heeft over onze verwerking van persoonsgegevens, kunt u ons eerst contacteren via info@combacksupport.com.

​

U heeft eveneens het recht een klacht in te dienen bij:

​

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

​

20. Website en cookies

​

Onze website heeft een hoofdzakelijk informatief karakter.

​

Voor de technische werking en beveiliging van de website kunnen strikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën worden gebruikt.

​

Comback Support gebruikt momenteel geen Google Analytics, Google Tag Manager, Meta/Facebook Pixel, Google Ads of andere door Comback Support ingestelde analytische of marketingtrackingtools.

​

Meer informatie vindt u in ons afzonderlijke Cookiebeleid.

​

21. Wijzigingen

​

Onze activiteiten, software en wettelijke verplichtingen kunnen wijzigen. Daarom kunnen wij dit beleid van tijd tot tijd aanpassen.

​

De meest recente versie wordt steeds op onze website gepubliceerd.

​

Laatste update: augustus 2026​